groenevink_200x150.jpg

Nadat u de productinformatie hebt bekeken heeft u mogelijk voordat dat u besluit met CRSInternet te gaan werken mogelijk nog vragen. We proberen ze in deze rubriek zo goed mogelijk te beantwoorden. Mocht het antwoord op uw vraag er niet bij staan, neemt u dan contact met ons op.

Voldoet CRS aan de NEN 7510 richtlijn?

Voldoet CRS aan de NEN 7510 richtlijn?

CRSInternet voldoet aan de NEN-7510 en is sinds november 2016 gecertificeeerd.

Wat betekent het voor u als gebruiker van CRSInternet? Eén van de belangrijkste onderdelen betreft de toegang tot gegevens. In concreto betekent dit dat u naast gebruikersnaam en wachtwoord een tweede sleutel moet gebruiken bij het inloggen. Deze two-factor authentication is in CRS ingebouwd door middel van een code per sms en m.i.v. versie 3.5 ook met Google Authenticator. 

Het is van belang dat u deze opties ook gebruikt. Bij het instellen van IP-adressen waardoor zodra vanaf deze adressen wordt ingelogd géén tweede factor nodig is bij het inloggen, ook wel aangeduid met IP-white listing, voldoet u strikt genomen niet meer aan de norm tenzij de toegang tot de werkplekken is geregeld na persoonsidentificatie met een tweede sleutel.

Wat staat er in de norm zelf?

NEN 7510, Hoofdstuk 11, Toegangsbeveiliging, paragraaf 11.2.3

"Er moet minimaal een wachtwoordsysteem worden gebruikt om de identiteit van een gebruiker bij toegang te verifiëren. Naast wachtwoorden kunnen andere technologieën voor gebruikersidentificatie en authenticatie worden toegepast, zoals biometrie en het gebruik van identificatietekens (hardware tokens). Door het toepassen van "smartcards" kan meer zekerheid worden verkregen (sterkere authenticatie). De keuze van een passende authentiecatiewijze moet op basis van een risicoanalyse worden bepaald. Bijzondere aandacht moet daarbij worden geschonken aan toegang via externe verbindingen en openbare netwerken."

Veel concreter wordt het niet. In het handboek bij norm (Handboek NEN 7510, versie 1.0, 10 november 2005, bladzijde 80) staat:

"De norm vereist ten minste een wachtwoord-systeem als authenticatie; zwakkere vormen zijn dus niet toegestaan, sterkere verdienen de voorkeur. Hoe sterk de authenticatie moet zijn, hangt af van een risicoanalyse ter zake."

en

"Nieuwe vormen van authenticeren zijn de laatste jaren volop in ontwikkeling (UZI-pas!). Hardware tokens zijn vrij veilig maar kunnen aan anderen worden overgedragen. Biometrie kan niet worden overgedragen, maar is niet altijd even betrouwbaar of even gebruiksvriendelijk."

De conclusie is dat het werken met SSL, naam+wachtwoord en daarbovenop een code per sms voldoet aan de eis.

De norm en het handboek kan besteld worden bij het Nederlands Normalisatie Instituut (kosten circa 40 euro), zie ook http://www.nen7510.org

Wanneer kan ik beginnen?

Wanneer kan ik beginnen?

Zodra het aanmeldingsformulier bij ons is binnen gekomen wordt er een overeenkomst gemaakt. Als deze getekend retour is ontvangen, wordt binnen een week de database ter beschikking gesteld. U kunt dan direct aan de slag.

Heeft u eerder gebruik gemaakt van een geautomatiseerd systeem dan kunnen wij mogelijk zorgdragen voor een conversie. De oude softwareleverancier moet hier wel aan meewerken door de gegevens ter beschikking te stellen, indien u hier niet zelf direct toegang toe heeft. Of het handig is te converteren is afhankelijk van de hoeveelheid gegevens en het andere systeem. Soms is opnieuw beginnen net zo praktisch omdat u daarmee direct leert CRSInternet te gebruiken. Neem contact met ons op als u vragen heeft over een conversie.

Aantal gebruikers

Aantal gebruikers

Elke persoon die inlogt in CRSInternet tellen we als Gebruiker. We houden bij hoeveel dagen van de maand elke gebruiker inlogt. Zo krijgen we een goed beeld van het aantal gebruikers en de intensiteit van het gebruik.

"Gebruikers" zijn in CRSInternet zorgverleners, secretaresses, beheerders, administratieve medewerkers en management. CRSInternet kent standaard drie Gebruikerstypen - Hulpverlener, Secretaresse en Beheerder, maar hier zijn naar eigen inzicht varianten op te maken.

Het verdient strikt aanbeveling voor elke natuurlijke persoon een eigen account te maken. Ten eerste is dit veiliger en in lijn met de geldende kwaliteitseisen aan een zorgsysteem, CRSInternet houdt bijvoorbeeld bij wie een record invoert of wijzigt. Als het betreffende account gedeeld wordt door meer gebruikers is deze informatie zinloos. Bovendien geldt het volgende: stel u heeft elk halfjaar een stagiaire. Voor CRSInternet telt dat in een kalenderjaar als één gebruiker omdat zij niet tegelijkertijd werkzaam zijn. Er is dus geen bezwaar om twee gebruikers aan te maken met elk hun eigen naam.

Beveiliging van CRSInternet

Beveiliging van CRSInternet

Iedere organisatie of praktijk die CRSInternet gaat gebruiken krijgt een eigen database waarin de eigen gegevens worden opgeslagen. De organisatie (i.c. de applicatiebeheerder) bepaalt zelf wie toegang krijgt tot het eigen CRSInternet door medewerkers te autoriseren. Iedereen die u een inlognaam en een wachtwoord geeft kan CRSInternet via een browser opstarten en daarmee de gegevens zien die horen bij het Gebruikerstype van die gebruiker.

Extra beveiliging

Het is mogelijk extra beveiliging te creëren door in te stellen dat alleen vanaf bekende IP-adressen kan worden ingelogd. Dit kan de organisatie zelf instellen en beheren. Hiermee kunt u toestaan dat sommige medewerkers vanuit huis of een andere locatie kunnen inloggen.

Two-factor authenticatie

Als een medewerker moet kunnen inloggen vanuit een niet bekend IP-adres is het mogelijk met een SMS-code of (vanaf versie 3.5) met Google Authenticator te werken. Na inloggen krijgt de medewerker een sms-je met een code. Deze code dient ingevoerd te worden, anders kan hij niet verder. Hiervoor moet de organisatie wel over een sms-abonnement beschikken. SMS-authentificatie kan ingesteld worden door de applicatiebeheerder in het beheer gedeelte van CRSInternet.

Waar "staat" CRSInternet?

Sommige organisaties hebben CRS in eigen beheer op een eigen server (CRSIntranet), maar de meeste klanten maken gebruik van CRSInternet. De database bevindt zich op een voor TrompBX bekende server in Nederland. 's Nachts wordt een volledige back-up gemaakt. De back-up staat op een andere locatie dan de productieomgeving. Vanaf 7:00 uur worden ieder uur de mutaties geback-upped. Als er een calamiteit is kan altijd de back-up teruggeplaatst worden en bent u maximaal de invoer van één uur kwijt.

 

Meer informatie:

Voldoet CRS aan de NEN 7510 richtlijn?

Two factor authentication (2FA) bij inloggen

Koppelingen

Koppelingen

CRSInternet werkt met een aantal koppelingen met externe partijen. De meeste kunnen na aanvang van het gebruik worden ingeregeld. We geven hieronder vast informatie over de belangrijkste.

VECOZO

logo vecozoVECOZO certificaat aanvragen (voor 1e en 2e lijnszorgaanbieders)

Een VECOZO-certificaat is nodig om de COV (Controle op verzekeringsrecht) uit te voeren en om declaraties door CRSInternet te laten indienen bij Vecozo. Meer informatie over Vecozo vindt u op www.vecozo.nl.

Toestemmingsverklaring vervangt systeemcertificaat (juli 2013)

Sinds juli 2013 is het voor nieuwe klanten niet meer noodzakelijk om een systeemcertificaat via Vecozo aan te vragen. Wij hebben inmiddels een systeemcertificaat als softwareleverancier en het enige dat u als klant nog hoeft te doen is bij Vecozo een zogenaamde toestemmingsverklaring te geven aan ons voor zowel het elektronisch declaratieportaal (VSP- EDP) als de controle verzekeringsrecht (COV). U verleent toestemming aan "Tromp & Van Bruxvoort ZorgIT BV".

De handleiding voor de toestemmingsverklaring staat op de site van Vecozo: https://www.vecozo.nl/kennisbank/toestemmingsverklaring/

U heeft nog wel een PERSOONLIJK certificaat nodig om in te kunnen loggen op de site van Vecozo en de toestemming te verlenen. Dit certificaat installeert u in de browser (Internet Explorer of Firefox) op uw PC of Mac.

Informatie over het aanmelden bij Vecozo, het aanvragen en installeren van een persoonlijk certificaat vindt u hier: https://www.vecozo.nl/diensten/administratieve_zaken/kennisbank.aspx?id=1280

DIS

DIS logoDIS (voor 2e lijnszorgaanbieders)

Het landelijke DBC-informatiesysteem DIS ontvangt en beheert alle informatie over DBC's. Het bevat gegevens uit de basisregistratie van zorgaanbieders over wat zij aan zorg geleverd en gedeclareerd hebben. Nadat DBC's gedeclareerd zijn door CRSInternet moeten zij aan DIS worden aangeleverd. Met CRSInternet kunt u de gegevens over de gedeclareerde DBC's aanleveren aan DIS. U heeft daarvoor wel een account nodig bij DIS. Meer informatie vindt u op www.dbcinformatiesysteem.nl.

Heeft u nog geen DIS-account dan kunt u dit hier aanvragen: http://www.dbcinformatiesysteem.nl/Uw-aanmelding-wijzigen-van-bij-DIS

U bent zelf degene die de aanlevering doet, als softwareleverancier vult u in: "TrompBX".

POSTCODETABEL

CendrisCendris is de leverancier van de postcodetabel. Zij verplichten ons met elke afnemer een overeenkomst te sluiten om misbruik te voorkomen. De kosten van het gebruik van de postcodetabel zijn bij de prijs van CRSInternet inbegrepen. Het gebruik is in Opties Toepassing eventueel uit te zetten.

ZORGMAIL

Zorgmail logoZorgmail is een systeem voor beveiligd berichtenverkeer in de zorg. Het gaat met name om berichten naar de huisarts. Indien u een Zorgmailadres heeft kunt u dat opgeven. Stuurt u ons apart een e-mail met het wachtwoord, dat hebben we nodig om het gebruik in CRSInternet te kunnen realiseren. Meer informatie en aanmelden op http://www.zorgmail.nl

ROM

Met meerdere ROM-systemen hebben we een koppeling. Die varieert van een elementaire "single-sign on" koppeling tot een nagenoeg volledige integratie. Meer informatie hierover staat bij de produktinformatie. Bij een gegevensconversie komt ook het aspect van de uitstaande en reeds ingevulde vragenlijsten aan bod.

Diagnose informatie op de factuur

Diagnose informatie op de factuur

De diagnose staat niet rechtstreeks op de declaratie aan de verzekeraar, maar zou af te leiden kunnen zijn van de prestatiecode in de specialistische GGZ. Om dat te voorkomen heeft de NZA een regeling geformuleerd: http://www.nza.nl/141224/193327/NR_CU-524.pdf. Het komt er in het kort op neer dat cliënt en zorgaanbieder een privacy verklaring ondertekenen en dat het gedeclareerde bedrag niet precies het tarief van de productgroep mag zijn.

De ondertekende privacy verklaring wordt naar de zorgverzekeraar gestuurd. Daarna kan binnen CRS de optie 'Privacyverklaring ondertekend' worden aangevinkt en het Privacytarief worden geregistreerd. De declaratie kan volgens reguliere weg verwerkt worden. Tijdens dat proces wordt de prestatiecode en de declaratiecode gemaskeerd.

De inhoud van een prestatie (DBC of BasisGGZ) volgen

De inhoud van een prestatie (DBC of BasisGGZ) volgen

De tijd die besteed is aan een DBC is via een gedetailleerd overzicht altijd zichtbaar. De productgroep wordt weergegeven en het erbij horende NZA-tarief. De productgroep wordt 's nachts berekend, dus als u een afspraak voor vandaag toevoegt zal die morgen mee tellen in de DBC en wellicht verandert daardoor de productgroep.

Het is ook mogelijk van te voren te registreren wat je verwachte productgroep zal zijn en hoeveel afspraken u denkt nodig te hebben voor de behandeling. U kunt vervolgens zien wat het aantal verwachte en gerealiseerde afspraken is. Ook de verwachte duur die bij een productgroep hoort kan afgezet worden tegen de reeds bestede tijd. Dit laatste vereist wel wat inrichtingswerk: voor iedere productgroep moet u aangeven wat de gewenste duur is, de zogenaamde "streeftijd"  in minuten.

Er zijn diverse rapportages beschikbaar, die zeer gedetailleerd kunnen zijn. Voorbeelden: gedeclareerde en toegekende bedragen per verzekeraar, Onder Handen Werk, het declaratieverloop van een DBC, productiemonitor.

Eigen standaardbrieven en verslagen

Eigen standaardbrieven en verslagen

U kunt eigen standaardbrieven en verslagen vastleggen die u daarna kunt gebruiken en opslaan in het dossier van een cliënt. Ze worden dan automatisch gevuld met bijvoorbeeld de NAW-gegevens, diagnose, afspraakdata, et cetera. Een aantal voorbeeldteksten wordt meegeleverd.

In de handleiding wordt uitgebreid uitgelegd hoe dit precies werkt. Maar omdat het niet voor iedereen even eenvoudig is deze standaardteksten aan te maken, wordt ook een aparte training georganiseerd over dit onderwerp. Onder het kopje Trainingen vindt u hierover meer informatie.

Menu's zelf aanpassen

Menu's zelf aanpassen

CRS stelt een volledig dossier ter beschikking, maar u hoeft niet alle onderdelen te gebruiken. De dossieronderdelen kunnen ge(de)activeerd worden en de volgorde waarmee de onderdelen zichtbaar zijn op het scherm kan zelf bepaald worden.

De hoofdpagina bestaat uit verschillende onderdelen die, net als het dossier, ge(de)activeerd kunnen worden en in de gewenste volgorde kunnen worden geplaatst.

Overgaan naar CRSInternet

Overgaan naar CRSInternet

Als u hebt gekozen voor CRSInternet en daarvoor een ander systeem hebt gebruikt, is het van belang direct bij de start op de juiste wijze te registreren en rekening te houden met de registratie en declaratie van prestaties in uw oude systeem. Achteraf corrigeren is veel arbeidsintensiever dan het bij de start meteen goed bedenken en uitvoeren.

Voorgaande geldt vooral de DBC-systematiek. Voor EPZ (tot en met 2013) en overige activiteiten is het eenvoudiger omdat u kan declareren op basis van prestatie-datum. Dit memo gaat met name over de overgang van DBC's.

In CRSInternet is de AGB-code gekoppeld aan "Declarerende instelling". De begrippen "Declarerende instelling" en "AGB-code" worden mogelijk door elkaar heen gebruikt in dit memo. Een cliënt hoort bij een afdeling, elke afdeling hoort bij een declarerende instelling. De afdeling van de cliënt op het moment van declareren (!) bepaalt de AGB-code waaronder de prestaties gedeclareerd worden.

Conversie van gegevens

Als wij een gegevensconversie uitvoeren proberen we zoveel mogelijk alle gegevens, inclusief de declaratie-data, mee te converteren. Het conversie-script is tevens de documentatie van de overgang, de data voor en na de conversie worden bewaard.

Gegevensconversie is wel een tijdrovende (voor programmeur en voor de klant) en kostbare aangelegenheid. Voor enkele systemen is al eens een conversie gerealiseerd, dan is een goede inschatting van de kosten te maken.

Alternatief voor conversie is een handmatige invoer van de data. Dit kan tevens een goede training in het gebruik van CRSinternet zijn en de kans om met een fijn schoon databestand te beginnen.

Zowel bij automatische conversie als handmatige overgang moet worden nagedacht hoe de lopende DBC's worden overgezet.

Soorten overgang

Bij een overgang kan er sprake zijn van het declareren onder een nieuwe AGB-code of het voortzetten van de AGB-code of een combinatie van beide. Is er een combinatie van beide dan moeten de betreffende DBC's verschillend worden behandeld in de conversie.

Beide situatie worden hieronder besproken.

Wijziging van AGB-code

In de DBC-systematiek is onvoldoende voorzien wat de consequenties zijn van een overgang door juridische of economische samenvoeging of ontvlechting. We hebben hierover contact gehad met de NZa in juni 2011. De e-mailwisseling is als bijlage aan dit memo gevoegd.

Voor de DBC's die onder een andere AGB-code worden gedeclareerd geldt dat deze wordt afgesloten in het oude systeem op de datum van overgang. In CRS worden voor de betreffende cliënten nieuwe initiële DBC's aangemaakt. De verzekeraar zal wellicht zien dat er een initiële DBC is met een zelfde diagnose als een voorgaande DBC, maar bij een andere zorgverlener.

Zelfde AGB-code, ander systeem

De DBC's die gedeclareerd zijn onder eenzelfde AGB-code praktijk zijn lastiger. Als deze worden gesloten in het oude systeem en heropend in het nieuwe op de datum van overgang ontstaat er een probleem met de looptijd van de DBC. De openstaande DBC moet dus worden overgenomen in het nieuwe systeem.

Openstaande DBC's

Alle openstaande DBC's moeten worden overgenomen in CRSinternet, deze worden dus niet gesloten in het oude systeem, maar in het nieuwe. Van belang is dat het oude systeem misschien nog wel geraadpleegd wordt, maar niet meer geregistreerd en zeker niet afgesloten en gedeclareerd.

Omdat je niet alle afspraken wilt overnemen, kun je één afspraak ingeven, bijvoorbeeld op de opendatum van de DBC, die alle minuten bevat die in het oude systeem tot en met de datum van overgang waren geregistreerd. Die afspraak bevat de minuten per Hulpverlener.

Vanaf de datum van overgang worden de afspraken direct in CRSInternet geregistreerd.

Detaillering

Omdat alle activiteiten tot en met de datum van overgang dan op één activiteitcode worden geschreven is er weinig detaillering, bijvoorbeeld tussen intake en behandel- contacten. Er kan ook voor worden gekozen om de activiteiten per activiteitcode, per hulpverlener op te geven.

De lopende DBC is van het type "vervolg-DBC", wat nu?

Is de lopende DBC een vervolg-DBC dan moet ook de voorafgaande initiële DBC overgenomen worden in CRSInternet. Deze heeft dan als declaratievoorkeur "elders gedeclareerd".

OvergangCRS 1

De totale tijd kan in één afspraak worden genoteerd op analoge wijze als hiervoor beschreven.

Mogelijke problemen

Afgesloten DBC's

In principe hoeven afgesloten DBC niet mee te worden genomen. Het kan echter zijn dat een cliënt binnen een jaar na afsluiten terug in zorg komt. In principe moet dan de DBC heropend worden en de handelingen zoals hierboven beschreven voor deze cliënt toch uitgevoerd worden. In de praktijk wordt voor deze termijn van een jaar wel afgeweken en geldt het voor DBC's langer dan drie of zes maanden, afhankelijk van de zorgverzekeraar.

Moet een DBC heropent worden dan zou dit betekenen dat de DBC in het oude systeem gecrediteerd moet worden. Dit is geen wenselijke situatie. Neem in dit geval contact op met uw zorgverzekeraar over de te volgen handelswijze.

Een handmatig ingebrachte DBC (met als type "elders gedeclareerd") kan niet worden gecrediteerd via CRSInternet.

Validaties

Het kan zijn dat er validaties komen over de DBC's die "elders gedeclareerd" zijn. Bijvoorbeeld "geen intake contact" of dergelijke. Dit is niet altijd te voorkomen, maar de belangrijkste instellingen bij de Beheer > Systeeminstellingen > Opties Toepassingen kunnen hierop worden aangepast.

OvergangCRS 2

Zorgtraject

Bij de declaratie van een DBC wordt tevens een nummer van het Zorgtraject meegestuurd. Dit nummer wijkt in CRSInternet af van het nummer in het oude systeem, het is ook niet handmatig aan te passen. Wij hebben nog niet meegemaakt dat dit tot een probleem leidt bij de declaratie maar melden het voor de volledigheid.

Wat als ik stop met CRSInternet?

Wat als ik stop met CRSInternet?

Wat gebeurt er als ik wil stoppen met het gebruik van CRSInternet?

Als u wilt stoppen met CRSInternet om welke reden dan ook dan zijn er vier mogelijkheden om om te gaan met de data uit CRSInternet. Afhankelijk van het doel - bewaarplicht of conversie naar een ander systeem - kiest u de optie die het beste bij uw situatie past en geeft dit aan ons door.

1. De database blijft beschikbaar

We houden de database en website intact en voeren alle updates uit alsof de database in gebruik is, alleen is de toegang beperkt tot één gebruiker die geen wijzigingen kan aanbrengen of nieuwe records invoeren, maar alleen de gegevens kan bekijken (en exporteren).

De kosten hiervan bedragen 120 euro per jaar en worden bij aanvang van een kalenderjaar in rekening gebracht, de eerste maal naar rato voor het resterende deel hiervan. 

2. De database wordt beschikbaar gesteld

Een kopie van de database (SQLServer) wordt beschikbaar gesteld. Het gaat om alle data, eventuele stored procedures, triggers of andere vormen van programmering horen hier niet bij. U bent zelf verantwoordelijk voor een veilige opslag van de aangeleverde database.

De kosten hiervan bedragen eenmalig 960 euro. Er wordt eenmaal een proefaanlevering gedaan en na akkoord hiervan een tweede aanlevering.

3. Geautomatiseerde export van alle documenten en verloop behandeling

Het clientdossier is te printen door het "Verloop behandeling" naar PDF te printen. Samen met de in het dossier opgeslagen documenten is dit het volledige clientendossier. (N.B. Werkaantekeningen worden niet meegenomen.) Als u deze optie kiest verzorgen wij voor u een export van alle dossiers. Deze documenten worden in een gecomprimeerd bestand aangeleverd, welk bestand bij welke client hoort is op te zoeken via het clientnummer. Een van de bestanden is een clientlijst waarin via enkele basisgegevens - BSN, geboortedatum, naam - clientnummers zijn op te zoeken. U bent zelf verantwoordelijk voor een veilige opslag van de geëxporteerde gegevens.

De kosten hiervan bedragen 390 euro per aanlevering.

4. Handmatige export van alle documenten en verloop behandeling

U kunt de documenten vanuit een dossier en de verloop behandeling ook zelf uit CRSInternet halen en opslaan. Bij een gering aantal clienten is dit de overweging waard. U bent zelf verantwoordelijk voor een veilige opslag van de geëxporteerde gegevens.

U heeft dan geen extra kosten, u dient de acties uit te voeren voor het gebruik van CRSInternet wordt beeindigd. 

Waarneming

U kunt in CRSInternet (vanaf versie 3.43) zelf vastleggen wat er moet gebeuren in geval dat u niet meer in staat bent uw praktijk voort te zetten. Klanten moeten geinformeerd worden en een waarnemer moet benoemd worden. U kunt de instructies hiervoor opnemen in Beheer > Systeeminstellingen > Opties toepassing > tabblad Waarneming. 

Bijvoorbeeld de LVVP heeft hieromtrent richtlijnen afgegeven. U kunt echter de waarnemer die u beoogd informeren en dit vastleggen in CRSInternet zonder dat de waarnemer zelf de inloggegevens direct hoeft te krijgen. Als het nodig is volgt de waarnemer uw instructies op en neemt contact met ons op. Wij controleren de gegevens en maken vervolgens een account aan voor de waarnemer en assisteren bij te ondernemen acties. Voordeel van deze werkwijze is dat er geen inlogegevens op voorhand worden verstrekt en dat deze dus ook niet bewaard hoeven te worden. 

Alle in dit artikel genoemde bedragen zijn exclusief btw. 

Support

On-line documentatie: handleiding en FAQ's.

Contact

Neem contact met ons op.

Trainingen

Trainingen voor gevorderden of als introductie.

Aanmelden

Aanmelden als klant of een demo-account CRSInternet aanvragen.